Opprette en delt postboks

Det er enkelt å opprette delte postbokser slik at en gruppe brukere kan overvåke og sende e-post fra felles e-postadresser, som for eksempel info@contoso.com. Når en person i gruppen svarer på en melding som er sendt til den delte postboksen, ser det ut som om svaret ble sendt fra den delte postboksen og ikke fra brukeren som faktisk sendte det.

Delte postbokser inkluderer en delt kalender! Mange små bedrifter foretrekker å bruke den delte kalenderen som et sted der alle kan legge inn avtaler. Hvis du for eksempel har tre personer som foretar kundebesøk, kan alle tre bruke den delte kalenderen til å legge inn avtalene sine. Dette er en enkel måte å holde alle informert på der de er.

Opprette en delt postboks og legge til medlemmer

Prøv det!

  1. Gå til grupper i Office 365 administrasjonssenteret, > gå til delte postbokser i administrasjonssenteret..
  1. Logg på med en Office 365 global admin-kontoen eller kontoen på Exchange-administrator. Hvis du får meldingen » du har ikke tillatelse til å få tilgang til denne siden eller utføre denne handlingen» er du ikke en administrator. Du må da kontakte din administrator.
  2. Skriv inn et navn for den delte postboksen på Legg til en postboks-siden. Rediger eventuelt e-postadressen.Name your shared mailbox.
  3. Klikk Legg til. Det kan ta noen minutter før du kan legge til medlemmer.
  4. Velg Legg til medlemmer i denne postboksen i Neste trinn Medlemmer er personer som kan lese inn- og utgående epost til den delte postboksen.Choose Add Members
  5. Velg knappen +Legg til medlemmer. Merk av for de personene du ønsker skal bruke denne delte postboksen, og klikk på Lagre.Tilordne medlemmer til den delte postboksen
  6. Velg Lukk.

Du er ferdig! Du har en delt postboks, og den inneholder en delt kalender. Nå kan du gå til neste trinn: Tillat alle å se sendt e-post.

La alle se sendte e-postmeldinger (svar)

Meldinger som sendes fra den delte postboksen, blir som standard ikke lagret i Sendte elementer-mappen i den delte postboksen. De blir i stedet lagret i Sendte elementer-mappen til personen som sendte meldingen.

Hvis du vil tillate alle å se i sendt e-post, i administrasjonssenteret, redigere de delte postboksen innstillingene, og velg Sendte elementer > Rediger.

Velg sendte elementer, og deretter redigere

Legge til den delte postboksen i Outlook

Hvis du har automapping som er aktivert i firmaet (som standard, de fleste mennesker gjør), vises den delte postboksen i brukerens Outlook app automatisk når de lukker og starter Outlook på nytt.

Hvis du vil lære mer, kan du se følgende:

Få en feilmelding om du ikke har tillatelser for sending?

La oss si at du oppretter en delt postboks, og prøv deretter å sende en melding fra den. Men du får dette:

«Denne meldingen kan ikke sendes. Du har ikke tillatelse til å sende meldingen på vegne av den angitte brukeren.»

Denne meldingen vises når Office 365 har et problem med ventetid for replikering. Det skal gå bort i en time eller så, når informasjonen om den nye delte postboksen (eller lagt til brukeren) blir replikert på tvers av alle våre datasentre. Vent en time, og prøv deretter å sende en melding.

Bruke en delt postboks på en mobil enhet (telefon eller nettbrett)

Hvis du vil ha tilgang til en delt postboks på en mobil enhet, åpne webleseren, logge på Office 365, og gå deretter Outlook på weben. For instruksjoner, se legge til en delt postboks i Outlook på weben. Fra Outlook på World Wide web vil du kunne få tilgang til den delte postboksen.

Du får ikke tilgang til den delte postboksen fra Outlook-programmet som er installert på den mobile enheten. Vil du bruke denne funksjonen? La Outlook utviklergruppen vet. ** Stem her!**

Bruke den delte kalenderen

Når du har opprettet den delte postboksen, opprettes automatisk en delt kalender. Vi som delt postboks kalenderen i stedet for en SharePoint-kalender til å holde oversikt over avtaler og hvor de er. En delt kalender er integrert i Outlook, og det er mye enklere å bruke enn en SharePoint-kalender.

  1. Gå til kalendervisningen i Outlook-appen, og velg den delte postboksen.Choose the calendar view
  2. Når du legger inn avtaler, kan alle som er medlem av den delte postboksen, se dem.
  3. Et medlem av den delte postboksen kan opprette, vise og administrere avtaler i kalenderen, på samme måte som de ville deres personlige avtaler. Alle som er medlem av en delt postboks kan se endringene til den delte kalenderen.

Videresende e-postmeldinger som er sendt til en delt postboks

Du trenger ikke å tilordne en lisens til den delte postboksen for å videresende e-post som sendes til den. Du kan videresende meldinger til en hvilken som helst gyldig e-postadresse eller distribusjonsliste.

  1. På den gå til delte postbokser i administrasjonssenteret side velger du den delte postboksen du vil redigere.
  2. Velg Videresende e-post > Rediger.
  3. Aktiver , og angi 1 e-postadressen for å videresende meldinger til. Det kan være et hvilket som helst gyldig e-postadresse. Hvis du vil videresende til flere adresser, må du opprette en distribusjonsliste av adressene, og deretter skriver du inn navnet på distribusjonslisten.
  4. Velg Save.

Sende automatiske svar fra en delt postboks

  1. På den gå til delte postbokser i admin center. side velger du den delte postboksen du vil redigere.
  2. Velg Automatiske svar > Rediger.
  3. Sett veksleknappen til , og velg om du vil sende svar til personer i organisasjonen eller utenfor organisasjonen.
  4. Skriv inn svaret du ønsker å sende til personer i organisasjonen din. Du kan ikke legge til bilder, bare tekst.
  5. Hvis du også vil sende svar til personer utenfor organisasjonen, merker du av for dette, angir hvem som skal motta svaret, og skriver inn teksten. Det er ikke mulig bare å sende til personer utenfor organisasjonen, uten å samtidig sende til personer i organisasjonen.
  6. Velg Save.

Lagringsgrense for delt postboks: 50 GB

Den delte postboksen kan lagre opptil 50GB med data uten at du tilordner en lisens til den. Etter dette må du tilordne en lisens til postboksen til å lagre mer data. Hvis du vil ha mer informasjon om lisensiering for delt postboks, kan du se Exchange Online grenser.

Når en delt postboks når lagringsgrensen, kan du fortsatt motta e-postmeldinger en stund, men du vil ikke kunne sende nye e-postmeldinger. Etter det vil du slutte å motta e-postmeldinger. Personer som sender til postboksen, får en bekreftelse på manglende levering.

Hindre at medlemmer sletter meldinger i en delt postboks

Dessverre kan du ikke hindre andre i å slette meldinger i en delt postboks. La oss for eksempel si at fem personer deler en postboks. Én av dem sletter en e-postmelding etter å ha lest den. Nå er e-postmeldingen slettet for alle, selv om de ikke har lest den. Den eneste måten du kan unngå dette på, er ved å opprette en Office 365-gruppe i stedet for en delt postboks.

Det er en gruppe i Outlook som en delt postboks. En sammenligning mellom to, kan du se Sammenligne grupper. Hvis du vil ha mer informasjon om grupper, kan du se Lær mer om grupper

Det du ellers trenger å vite om delte postbokser

  • Du trenger ikke tilordne lisenser til delte postbokser som er på under 50 GB.
  • Du må gi brukere tillatelser (medlemsskap) til å bruke en delt postboks. Bare personer i organisasjonen din kan bruke en delt postboks.
  • Du kan ikke gi personer utenfor bedriften (for eksempel personer med Gmail-konto) tilgang til den delte postboksen. Hvis du ønsker å gjøre dette, kan du vurdere å opprette en gruppe for Outlook i stedet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en Office 365-gruppe i administrasjonssenteret.
  • Du får ikke tilgang til en delt postboks fra Outlook til iPhone eller Android. Outlook mobile-programmet omfatter ikke-funksjonen til å få tilgang til delte postbokser, og det kommer ikke til å bli lagt til. Hvis du vil ha tilgang til en delt postboks fra en av disse enhetene, bruke leseren til å åpne Outlook på weben, og få tilgang til den delte postboksen på denne måten. Eller opprette en gruppe i stedet for den delte postboksen. Hvis du vil ha mer informasjon, se Sammenligne grupper.
  • Du kan ikke kryptere e-post sendt fra en delt postboks. Dette er fordi en delt postboks ikke har sin egen sikkerhetskontekst (brukernavn og passord) slik at den ikke kan tilordnes en nøkkel. Hvis mer enn én person er medlem, og de sende/motta e-postmeldinger de kryptert med sine egne taster, andre medlemmer kan være i stand til å lese e-posten og andre kanskje ikke, avhengig av hvilken fellesnøkkel for e-postmeldingen ble kryptert med.
  • Du kan konvertere brukerpostbokser til delte postbokser. Se Konvertere en brukerpostboks til en delt postboks.
  • Brukere med global admin eller Exchange-administrator kan opprette roller delte postbokser.
  • Hvis du vil opprette en delt postboks, må du abonnere på et Office 365 for forretningsplan som inkluderer e-post (Exchange Online-tjenesten). Office 365 Business abonnementet omfatter ikke e-post. Office 365 Business Premium gjør.
  • En delt postboks er ikke utformet for direkte Logg på. Brukerkontoen for den delte postboksen selve bør forbli i deaktivert tilstand.

Løse problemer med å opprette delte postbokser

  • Feilmelding: proxy-adressen «smtp: < navn på delt postboks>»er allerede i bruk av proxy-adresser eller LegacyExchangeDN av»». Velg en annen proxy-adressen.Dette problemet oppstår når du prøver å gi den delte postboksen et navn som allerede er i bruk. La oss for eksempel si at du vil kalle delte postbokser for info@domene1 og info@domene2. Det er to måter du kan gjøre dette på:

Slik fungerer automapping med delte postbokser

Automapping er satt på brukerens postboks, ikke den delte postboksen.

Dette betyr at hvis du prøver å bruke en sikkerhetsgruppe til å styre hvem som har tilgang til den delte postboksen, vil ikke automapping fungere. Hvis du vil ha automapping, må du tilordne tillatelser eksplisitt.

Opprett en delt postboks i administrasjonssenteret for Exchange

Enkelte kunder gjør alle postboksbehandling i administrasjonssenteret for Exchange. Her er instruksjoner for hvordan du oppretter delte postbokser ved å bruke det aktuelle grensesnittet.

Hvis du vil se hvilke tillatelser du trenger for å utføre disse trinnene, kan du se oppføringen «Postbokser for brukere» i Tillatelser for mottakere.

  1. Gå til mottakere i Exchange-administrasjonssenteret > delte > Legg til.
  2. Fyll ut de obligatoriske feltene:
  • Visningsnavn
  • E-postadresse
  1. Hvis du vil gi Full tilgang eller Send som-tillatelser, klikker du Legg til, og velg deretter brukerne du vil gi tillatelser til. Du kan bruke CTRL-tasten til å velge flere brukere. Forvirret om hvilke tillatelse til å bruke? Se hvilke tillatelser bør du bruke?

     Obs!

    Med tillatelsen Full tilgang kan brukeren åpne postboksen og opprette og endre elementene i den. Med tillatelsen Send som kan alle andre enn eieren av postboksen sende e-post fra den delte postboksen. Begge tillatelser er nødvendige for å kunne bruke den delte postboksen på riktig måte.

  2. Klikk på Lagre for å lagre endringene og opprette den delte postboksen.

Bruk EAC for å redigere delegering av den delte postboksen

  1. Gå til Mottakere > Delt > Rediger.
  2. Klikk på Delegering av postboks
  3. Hvis du vil tildele eller fjerne tillatelsene Full tilgang og Send som, klikker du på Legg til eller Fjern, og deretter velger du brukerne du vil gi tillatelsene til.

     Obs!

    Med tillatelsen Full tilgang kan brukeren åpne postboksen og opprette og endre elementene i den. Med tillatelsen Send som kan alle andre enn eieren av postboksen sende e-post fra den delte postboksen. Begge tillatelser er nødvendige for å kunne bruke den delte postboksen på riktig måte.

  4. Klikk Lagre for å lagre endringene.

Hvilke tillatelse bør du bruke?.

  • Full tilgang Full tilgang til lar en bruker logge på til den delte postboksen og fungere som eieren av denne postboksen. Mens du er logget på, kan brukeren opprette elementer i kalenderen; lese, vise, slette og endre e postmeldinger. opprette oppgaver og kalender-kontakter. Imidlertid kan ikke en bruker med Full tilgang til sende e-post fra den delte postboksen med mindre de også ha Send som eller sende på vegne av-tillatelsen.
  • Send som Send som-tillatelsen kan en bruker representere den delte postboksen når du sender e-post. For eksempel hvis Molly logger til den delte postboksen for markedsføringsavdelingen, og sender en e-post, vil det se ut som markedsføringsavdelingen sendte e-postmeldingen.Hun vil imidlertid ikke kunne se noen av e-post som sendes til eller fra den delte adressen.
  • Send på vegne av Med tillatelsen Send på vegne av kan brukeren sende e-post på vegne av den delte postboksen. Hvis for eksempel Snorre logger på den delte postboksen Resepsjonsbygning 32 og sender en e-post, vil det se ut som om e-postmeldingen ble sendt av Snorre på vegne av Resepsjonsbygning 32». Du kan ikke bruke EAC for å tildele tillatelsen Send på vegne av. Du må bruke Angi postboks-cmdleten med GrantSendonBehalf -parameteret.

Bruk skallet for administrasjon av Exchange for å opprette en delt postboks

Bruk cmdleten New-postboks PowerShell til å opprette delte postbokser. Hvis du vil bruke denne cmdleten, må du koble til Exchange Online PowerShell.

Følgende eksempel viser hvordan du oppretter den delte postboksen Salgavdeling og tildeler tillatelsene Full tilgang og Send på vegne av for sikkerhetsgruppen MarkedsføringSG. Brukere som er medlemmer av sikkerhetsgruppen gis tillatelsene til postboksen.

  1. Opprette en e-post sikkerhetsgruppe som kalles MarketingSG. PowerShell-instruksjoner, kan du seManage Mail-Enabled-sikkerhetsgrupper.
  2. Koble til Exchange Online PowerShell.
  3. Kjør følgende kommando:
New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Skal jeg opprette en delt postboks eller en Office 365-gruppe for Outlook?

Se Sammenligne grupper for veiledning.

 Viktig!

Det er for øyeblikket ikke mulig å overføre en delt postboks til en Office 365-gruppen.